AI秘書は、一気に育てなくていい
「AI疲れ」しない、小さな会社の生成AI活用
こんにちは。ハジメル合同会社の守住です。
前回のブログでは、「社員を増やす前に、AI秘書を育てませんか？」というテーマで、生成AIを社長の仕事を支える秘書として活用する考え方をご紹介しました。
今回は、AI秘書シリーズの第2弾です。
最近は、ChatGPTだけでなく、Gemini、Claude、NotebookLMなど、さまざまな生成AIサービスを目にするようになりました。
「ChatGPTを使った方がよいと言われた」
「今度はGeminiが便利だと聞いた」
「ClaudeやNotebookLMも覚えなければならないのだろうか」
このように感じている方も多いのではないでしょうか。
生成AIに関する情報が次々と入ってくる一方で、
「新しいサービスについていけない」
「勉強する時間がない」
「少し使ってみたが、結局続かなかった」
という声もよく聞きます。
本来、仕事を楽にするためのAIなのに、AIを学ぶことが新しい仕事になり、かえって負担が増えてしまう。
私は、この状態を「AI疲れ」と呼んでいます。
今回は、小さな会社がAIに振り回されず、無理なくAI秘書を育てていく方法について考えてみたいと思います。
すべてのAIを使う必要はありません
新しい生成AIサービスが登場すると、「これも覚えなければ」と思ってしまうかもしれません。
しかし、小さな会社が、すべての生成AIサービスを使いこなす必要はありません。
文章作成が得意なAI、長い資料の整理に向いているAI、画像作成が得意なAI、インターネット検索に強いAIなど、それぞれに特徴があります。
一方で、日常的なメール作成、文章の整理、アイデア出し、議事録の作成などであれば、まず一つの生成AIを使えるようにするだけでも十分です。
大切なのは、最新の生成AIを追いかけ続けることではありません。
自分の仕事の中で、繰り返し使える場面を一つ見つけることです。
AI秘書を何人も雇う必要はありません。
まずは一人のAI秘書に、一つの仕事を覚えてもらえばよいのです。
「AIに何ができるか」から考えない
AI活用を考えるときに、よくある失敗があります。
それは、「AIには何ができるのだろう」と考えるところから始めてしまうことです。
生成AIにできることは非常に多いため、調べれば調べるほど迷ってしまいます。
そこで、考える順番を逆にします。
最初に考えるのは、AIの機能ではありません。
自分が日々の仕事で困っていることです。
例えば、
毎回似たようなメールを書くのが面倒。
面談後の議事録作成に時間がかかる。
ブログのテーマがなかなか思いつかない。
長い資料を読む時間がない。
やるべきことを忘れてしまう。
このような困りごとを書き出してみます。
その中から、頻度が高く、失敗しても大きな問題になりにくい仕事を一つ選びます。
そして、その仕事だけをAIに手伝ってもらいます。
最初から「何でもできるAI秘書」を目指す必要はありません。
「メールの文章を一緒に考えてくれるAI秘書」
「打ち合わせメモを整理してくれるAI秘書」
まずは、その程度から始めれば十分です。
AI秘書には、小さな仕事から任せる
新入社員に、初日から会社の重要な判断を任せることはありません。
最初は、資料の整理や簡単な文書作成などから始め、少しずつ任せる仕事を増やしていきます。
AI秘書も同じです。
例えば、最初の1週間はメールの下書きだけを任せます。
次の週には、打ち合わせメモの整理を加えます。
慣れてきたら、ブログの構成や資料のたたき台を作ってもらいます。
このように少しずつ仕事を増やすことで、どの業務に向いているのか、どこまで任せられるのかが分かってきます。
最初から会社全体の業務をAIで自動化しようとすると、設定や確認作業が増え、かえって疲れてしまうことがあります。
AI活用は、大きく始めるより、小さく続ける方が成功しやすいのです。
期待どおりの回答が出なくても失敗ではありません
生成AIを一度使ってみたものの、思ったような文章が出なかったため、使うのをやめてしまったという方もいます。
しかし、AIは、こちらの会社や仕事の事情を最初から知っているわけではありません。
例えば、メールを作ってもらう場合でも、
「お客様向けに丁寧に書いてください」
「専門用語を使わず、300文字程度にしてください」
「結論を最初に書いてください」
「過去に作った文章と同じ文体にしてください」
といった条件を伝える必要があります。
回答が期待と違っていれば、
「もう少し柔らかい表現にしてください」
「この部分は削除してください」
「具体例を一つ加えてください」
と修正を依頼します。
このやり取りが、AI秘書への教育になります。
一度で完璧な回答を求めるのではなく、対話しながら仕上げていくことが大切です。
AI秘書に任せてはいけない仕事もあります
AI秘書は便利ですが、すべてを任せてよいわけではありません。
生成AIは、もっともらしい内容で、間違った回答をすることがあります。
法律、税金、補助金、医療、契約など、正確性が重要な情報については、必ず公式情報や専門家による確認が必要です。
また、顧客の個人情報、社外秘の資料、パスワードなどを安易に入力してはいけません。
AIが作成した文章を、そのままお客様へ送るのではなく、最後は人が確認します。
AI秘書は、社長に代わって判断する存在ではありません。
社長が判断しやすいように、情報を整理し、たたき台を作ってくれる存在です。
AIを勉強する時間より、使う時間を増やす
生成AIについて、すべてを理解してから使おうとすると、いつまでたっても始められません。
新しい機能やサービスは、これからも次々と登場します。
すべての情報を追い続けることは難しいでしょう。
だからこそ、自分の仕事に必要な範囲だけを使うことが大切です。
毎日10分だけ使う。
毎週一つの仕事を任せる。
役に立った使い方を記録しておく。
それだけでも、数か月後には、自社独自のAI活用方法ができあがってきます。
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